О системе
Для начала работы с сервисом необходимо пройти простую процедуру регистрации, укажите свои персональные данные, а также желаемый поддомен на котором будет работать Ваш менеджер задач и проектов. После успешной регистрации система перенаправит Вас на Ваш собственный поддомен, где необходимо будет пройти процедуру авторизации.
Далее если у Вас имеется команда разработчиков Вы можете пригласить их в Ваш менеджер задач. Вы можете добавить свою компанию, добавить другие компании подрядчики, или компании которые являются Вашими клиентами, а также пригласить пользователей.
Пригласив пользователей Вы можете приступить к созданию своего первого проекта. Для создание проекта необходимо ввести как минимум его название, также Вы можете назначить пользователя который является заказчиком (автором задач), основного исполнителя задач и пользователя который будет заниматься проверкой выполненных задач (обычно это автор задач, но может быть и отдельный пользователь в обязанности которого входит проверка выполненных задач). После создания проекта можно так же настроить доступ пользователей или компаний к созданному проекту. После этого проект появится в списке проектов у тех пользователей которым был предоставлен доступ.
Создав проект и настроив доступ пользователей Вы можете перейти к созданию задач. Для создания новой задачи необходимо ввести текст задачи и выбрать ответственного пользователя, можно также указать приоритет задачи, и другие параметры. Вы также можете присоединить файл, например скриншот, документ или архив. После создания задачи ответственный пользователь получит извещение на свой e-mail адрес о том что ему была поручена новая задача.
Жизненный цикл типичной задачи состоит из нескольких этапов:
- создание задачи и поручение ее ответственному пользователю
- выполнение задачи ответственным пользователем и передача ее на проверку, или перенаправление задачи на другого пользователя, который специализируется на выполнении подобных задач
- проверка выполненной задачи или перенаправление задачи на другого пользователя ответственного за проверку задач
- отметка задачи как выполненной или возврат задачи на доработку разработчику
В связи с тем что задача может находиться на различных этапах, для задач предусмотрены статусы, которые извещают о состоянии задачи на данный момент. Существует 4 статуса задачи: «новая», «на проверке», «на доработке», и «выполнена».
Весь процесс ведения задач в системе происходит с учетом затраченного времени. Это позволяет вести учет времени затраченного различными пользователями на выполнение определенных задач. Для более удобного учета затраченного времени в системе предусмотрены автоматический и ручной секундомер. Автоматический секундомер запускается например когда пользователь пишет комментарий и текст задачи. При этом учитывается время потраченное на обсуждение задачи. Разработчики могут воспользоваться ручным секундомером, которым можно засечь время затраченное на выполнение задачи. Также владелец системы может создать категории для категоризации других временных затрат, например обсуждения в Skype и тд.
Все затраченное время может быть двух типов: «бесплатное» и «платное». По умолчанию все время добавляемое в системе является «платным», это значит что заказчик должен оплатить все это время. Часто бывает необходимо добавить время которое не должно оплачиваться заказчиком, но которое должно быть учтено в системе, например для оценки временных затрат. Для этих целей добавляемое время можно пометить как «бесплатное», в дальнейшем при генерации отчетов затраченного времени, можно создать отчет который будет как учитывать «бесплатное время» так и отчет не учитывающий «бесплатное время».
Заказчик или клиент проекта может также добавить свои «пожелания» по проекту, которые после обсуждения могут быть превращены в «задачи». Также для пользователя который является «клиентом» (заказчиком) проекта не ведется автоматический учет времени, что логично так как время затраченное заказчиком не должно учитываться в трудозатратах на разработку проекта и естественно заказчик не должен оплачивать свое же затраченное время.
Также система может вести учет «оплаченного» заказчиком времени, и отображать «баланс затраченного и оплаченного времени» для каждого из проектов.
Для пользователей желающих вести учет стоимости каждой задачи, существует функционал учета стоимости каждой задачи, который очень похож на функционал учета времени. При желании можно вести учет стоимости и учет затраченного времени одновременно.